Verser ou déposer

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Communes

Cadre réglementaire

Dessin en couleur montrant une ville moyennageuse perchée sur une colline.

Détail d'une carte de la frontière entre la Flandre et l'Artois de Saint-Omer à Cassel et d'Arques à Buysscheure. Archives départementales du Pas-de-Calais, CPL 1773.

Voir la rubrique Conserver

Procédure

Toute commune désirant déposer ses archives doit contacter les archives départementales par courriel ou par téléphone au 03 21 71 10 90.

Pour les communes de moins de 2 000 habitants, le maire peut effectuer le dépôt directement ; pour celles de plus de 2 000 habitants, une convention doit être signée entre la commune et le conseil départemental.

Les archives ainsi déposées sont décrites et classées dans la série E-Dépôt. Un exemplaire de l’inventaire réalisé est adressé à la commune.

Pour aller plus loin, voir l'état des fonds des archives communales déposées.

Administrations compétentes sur le territoire du département

Cadre réglementaire

Chaîne de versement.

Les archives publiques destinées à être conservées définitivement doivent être versées aux archives départementales, sauf convention passée entre l’administration des archives et le service concerné portant dérogation à ce principe.

Source : Code du patrimoine, art. L 212-4.

Procédure

Tout document proposé au versement doit être décrit avec précision dans un bordereau adressé aux archives départementales (règles de rédaction précisées dans le guide du versement à télécharger ci-dessous). Les services sont invités à en adresser une version Word à leur référent pour contrôle préalable à la signature. 

Après vérification du bordereau par les archives départementales, la date du transfert physique des documents est fixée conjointement avec le service versant. Le transfert est assuré par les agents des archives départementales. 

Après le transfert, les archives départementales adressent un exemplaire du bordereau au service, pour faciliter les communications ultérieures des dossiers.

Procédure de versement (Conseil départemental)

Télécharger le document (pdf, 52.37 Ko)

Procédure de versement (État)

Télécharger le document (pdf, 52.33 Ko)

Attention : tout versement ne respectant pas les règles en vigueur (mise en boîte, numérotation, etc.) ou effectué sans bordereau ou avec des descriptions inexactes sera refusé par les agents chargés de l’accueil des boîtes.

Notaires

Cadre réglementaire

Document manuscrit représentant un livre ouvert où on lit "Quatorzième registre aux mariages de l'étude du notaire Cousin de la résidance de la ville d'Aire [...] commençant au mois de janvier de l'année mil sept cent soixante onze et finissant au mois de décembre de l'année 1772". Ce livre semble accroché dans une grande plante en pot ornée de fleurs rouges

Quatorzième registre aux contrats de mariage de l’étude du notaire Cousin (janvier 1771-décembre 1772). Archives départementales du Pas-de-Calais, 4 E 12/289.

Les minutes, tables et répertoires des officiers publics ou ministériels sont des archives publiques. Une fois atteint le délai de conservation au sein des études fixé par la loi, ils doivent être versés aux archives départementales. Les dossiers de clients restent la propriété de l'étude ( archives privées).

Source : Code du patrimoine, art. L 211-4, R. 212-15.

Procédure

Pour tout projet de versement d'archives notariales, contactez les archives départementales par courriel ou par téléphone au 03 21 71 10 90, qui se rendront, si nécessaire à l'étude pour estimer le volume et la qualité des documents.

Pour aller plus loin, voir l'état des fonds des archives notariales

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