Une obligation
Toute élimination d'archives publiques est soumise au visa du directeur des Archives départementales. Ce visa ne décharge pas le service ou la collectivité de sa responsabilité sur la destruction. Toute destruction effectuée sans ce visa préalable constitue un délit passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende
Source : Code du patrimoine, art. L. 214-3 à 4, R. 212-51, R. 212-14.
Ne pas confondre : archives et documentation.
Les publications officielles (JO, BO de ministères ou de collectivités), les périodiques ou les revues, à l’exception de ceux créés par le service, ne sont pas soumis à l'obligation du visa. Ils peuvent être éliminés en fonction des besoins des services.
Des règles de tri
Exemple de mauvaises pratiques de conservation.
Les éliminations sont effectuées en fonction des règles de conservation en vigueur (délai de conservation, sort des documents au terme de ce délai).
À cet effet, les services et collectivités disposent de deux types d'outils :
- les circulaires de tri rédigées et diffusées par le service interministériel des Archives de France (Ministère de la Culture) ;
- les tableaux de tri et de conservation (ou tableaux de gestion des archives) élaborés par les Archives départementales en collaboration avec les services. Ces tableaux déclinent au niveau local les règles portées par les textes de portée nationale ou remplacent ceux-ci pour les domaines qu'ils ne couvrent pas.
Pour toute information sur ces outils, contactez le service des archives contemporaines.
Pour les circulaires, consultez également le site des Archives de France à l'adresse suivante : www.francearchives.fr.
Une procédure
Tout document proposé à l'élimination doit être décrit sommairement dans un bordereau adressé aux archives départementales (règles de rédaction précisées dans le guide de l'élimination à télécharger ci-dessous), sur lequel le directeur des archives départementales appose son visa (avec ou sans remarque complémentaire).
Procédure d'élimination (générale)
Télécharger le document (pdf, 33.98 Ko)Procédure d'élimination (spécifique au Conseil départemental)
Télécharger le document (pdf, 35.47 Ko)Procédure d'élimination (spécifique aux documents médicaux)
Télécharger le document (pdf, 34.41 Ko)En cas de refus de visa pour tout ou partie du bordereau, les documents ne peuvent être détruits et doivent soit être conservés définitivement (et éventuellement versé au service d'archives compétent), soit faire l'objet d'une nouvelle demande, une fois leur durée d'utilité administrative (indiquée dans la circulaire ou le tableau de gestion correspondant) expirée.
